Privacyverklaring Flow Solutions

Datum laatst gewijzigd: 01 december 2018

Als adviesbureau op het gebied van huisvesting en facilitaire dienstverlening heeft Flow Solutions te maken met persoonsgegevens en de verwerking daarvan. Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie enkel en alleen gebruiken in overeenstemming met ons privacybeleid dat is opgesteld conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).  Flow Solutions verzamelt dan ook alleen persoonsgegevens die door u vrijwillig worden verstrekt. Het belangrijkste doel van de gegevensverzameling betreft het zo goed mogelijk kunnen uitoefenen van onze dienstverlening in de breedste zin des woords. Daarnaast dienen de vrijwillig verstrekte persoonsgegevens tot het uitvoeren van gerichte informatieverstrekking waaronder marketing. Deze privacyverklaring dient ter verduidelijking zodat u altijd op de hoogte bent op welke wijze wij eventueel persoonsgegevens verzamelen, hoe we deze gebruiken en tenslotte hoe uw gegevens worden beschermd.

1. Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens

Flow Solutions verzamelt alleen persoonsgegevens indien u ervoor kiest om deze aan ons beschikbaar te stellen, waaronder de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van een onlineonderzoek. De ter beschikking gestelde persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor u deze ter beschikking heeft gesteld, tenzij wij hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen. Indien aanvullende informatie wordt verzameld dan wordt u daarvan altijd op de hoogte gesteld.

Flow Solutions maakt gebruik van web statistieken om bijvoorbeeld bezoekersaantallen van onze website in kaart te brengen. Deze gegevens, welke worden geanonimiseerd, dienen naast het verbeteren van functionaliteit en verbeteren van de effectiviteit van onze dienstverlening en marketingactiviteit te monitoren. Wij verzamelen uw gegevens ook vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, of indien u op een andere wijze aangeeft geïnteresseerd te zijn in onze dienstverlening. In dat geval zullen we u benaderen en u, afhankelijk van uw interessegebied, vragen om het gericht verstrekken van persoonsinformatie indien dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Hierbij wordt altijd deze privacyverklaring in acht genomen.

2. Doel van het verzamelen van uw persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening op het gebied van advisering, projectbegeleiding, onderzoek en conceptontwikkeling.

Hierdoor kunnen we u informatie verstrekken over onze dienstverlening en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen. De informatieverstrekking kan bestaan uit de verzending van nieuwsbrieven en bijvoorbeeld uitnodigingen voor informatiebijeenkomsten die voor u interessant kunnen zijn, echter uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld. Flow Solutions verwerkt persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden voor de uitvoering van onze dienstverlening en/of het verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten. Daarnaast dient de verwerking voor het onderhouden van de zakelijke relatie en het sluiten en onderhouden van een opdrachtovereenkomst. De persoonsgegevens die in dit kader worden verwerkt zijn namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.

In het kader van onze dienstverlening op het gebied van onderzoek en conceptontwikkeling dienen uw persoonsgegevens tot het kunnen verwerken en valideren van de onderzoeksgegevens waaraan u uw bijdrage heeft verleend. Tenslotte is registratie en verwerking noodzakelijk voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder arbeids-, fiscale- en sociale wetgeving.

3. Delen en doorgifte van persoonsgegevens

Flow Solutions deelt geen persoonsgegevens met derde partijen, behalve als dit noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan uw verzoek, voor onze professionele en legitieme doeleinden of als dit vereist is of toegestaan wordt door de wet, professionele standaarden of kwaliteitsregels. De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt in dat geval op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd onder 2. In geen enkel geval zal Flow Solutions uw gegevens aan derden doorgeven ten behoeve van hun marketingdoeleinden.

4. Bewaren van persoonsgegevens

Flow Solutions bewaart gegevens voor de hierboven genoemde doeleinden niet langer dan noodzakelijk. Gegevens kunnen echter – geanonimiseerd – eventueel langer worden bewaard voor bijvoorbeeld statistische doeleinden. De criteria die wij daarbij hanteren zijn respectievelijk per doeleinde:
·      voor de opvolging van uw reacties uit het onderzoek en het eventueel uitvoeren van herhaalonderzoeken geldt een periode van maximaal 26 maanden. Daarna worden uw reacties uit het onderzoek geanonimiseerd;
·      zolang als nodig of redelijk is voor de volledige beantwoording en/of afhandeling van uw verzoek;
·      zolang als wij een relatie hebben met u of met de organisatie die u vertegenwoordigt.

5. Keuzevrijheid

In het algemeen bent u niet verplicht om persoonsgegevens te verstrekken. Flow Solutions kan u echter verzoeken om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken zodat wij u de gevraagde dienst kunnen verlenen, u te kunnen voorzien van aanvullende informatie inzake onze dienstenverlening en door ons te organiseren evenementen en informatiebijeenkomsten. Als u kiest voor een specifieke dienst of communicatie-uiting zoals een nieuwsbrief, dan wordt u ook in staat gesteld om u voor deze dienst of communicatie-uiting uit te schrijven door het volgen van de instructies die in de aangeboden communicatie-uitingen worden vermeld. Als u besluit om u af te melden voor een dienst of een communicatie-uiting, dan zullen wij proberen om uw gegevens zo spoedig mogelijk te verwijderen, het kan voorkomen dat wij aanvullende informatie nodig hebben voordat we uw verzoek kunnen verwerken.

6. Beveiliging en de integriteit van gegevens

Flow Solutions heeft fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik, misbruik, verlies, vernietiging en wijziging. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, zijn wij met deze partijen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen. Echter, ondanks deze vergaande inspanningen, kan de integriteit van de gegevens niet absoluut worden gewaarborgd tegen alle bedreigingen. Naar onze beste kunnen zal de toegang tot uw persoonsgegevens strikt worden beperkt tot degenen die namens Flow Solutions betrokken zijn bij de verlening van de dienstverlening en die anderszins binnen de kaders van de privacywetgeving daartoe gerechtigd zijn. Ook spant Flow Solutions zich in om te waarborgen dat uw persoonsgegevens slechts worden bewaard voor zo lang die nodig zijn om diensten aan u te verlenen, dit wettelijk is toegestaan of totdat u vraagt om verwijdering van uw persoonsgegevens.

7. Links naar websites van derden

Wees u ervan bewust dat onze website doorlinks kan bevatten naar andere websites. Deze websites van derden worden niet onderhouden en beheerd door Flow Solutions en vallen dus ook niet onder het regime van deze privacyverklaring. De privacyverklaringen van websites van derden kunnen daarmee verschillen van deze privacyverklaring. Wij raden u dan ook aan om het privacybeleid van andere websites dan die van Flow Solutions te raadplegen voordat u op websites van derden persoonsgegevens verstrekt.

8. Wijzigingen in dit beleid

Flow Solutions kan deze privacyverklaring om uiteenlopende redenen aanpassen. Wanneer wij veranderingen aanbrengen in de privacyverklaring dan zullen wij de “datum laatst gewijzigd”, die aan de bovenkant van deze pagina wordt vermeld, herzien.

9. Inzage, rectificatie, verwijdering van uw gegevens en vragen inzake het Privacybeleid Flow Solutions

Indien u vragen of opmerkingen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u dat kenbaar maken via info@flowsolutions.nl. U kunt dit emailadres ook gebruiken indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van, of inzage in uw persoonsgegevens wenst. Ook indien u een vermoeden heeft van een data-lek dan verzoeken wij u dit direct aan ons kenbaar te maken door middel van het sturen van een emailbericht aan info@flowsolutions.nl. Indien u uw persoonsgegevens gerectificeerd of verwijderd wilt zien, kunt u die kenbaar maken door het sturen van een emailbericht aan info@flowsolutions.nl.

10. Algemene informatie

Verwijzingen in bovenstaande privacyverklaring betreffen altijd de maatschap Flow Solutions en de aan haar gelieerde handelsnamen. Flow Solutions met vestigingen in Breda en Goes is statutair gevestigd aan de Herikaard 22, 4847 ES te Teteringen. Flow Solutions is geregistreerd in het handelsregister onder nummer 68080077.